Ako možno štruktúrovať virtuálne stretnutia, aby bolo zabezpečené, že hlas každého účastníka bude vypočutý a ocenený?
Systematickým stanovením jasných očakávaní, použitím inkluzívnych facilitačných techník a využitím správnych funkcií technológie virtuálnych stretnutí vytvoríte prostredie, ktoré podporuje aktívnu účasť všetkých členov tímu.
V dnešnom čoraz virtuálnejšom pracovnom prostredí je zabezpečenie účasti a počas stretnutí vypočutie všetkých hlasov dôležitejšie ako kedykoľvek predtým. Virtuálne stretnutia môžu často umlčať menej dominantné hlasy, preto je nevyhnutné zaviesť stratégie, ktoré podporujú inkluzívnosť a aktívnu účasť.
Vytvorenie podmienok pre účasť a zapojenie
Ak chcete zabezpečiť aktívnu účasť na virtuálnych stretnutiach, začnite stanovením jasných očakávaní. Vopred oznámte účel a program stretnutia a zdôraznite konkrétne oblasti, v ktorých je potrebný príspevok tímu. Táto príprava povzbudí účastníkov, aby boli pripravení so svojimi myšlienkami a príspevkami.
Vytvorte bezpečné komunikačné prostredie, v ktorom sa členovia cítia pohodlne pri vyjadrovaní svojich názorov. Podporujte atmosféru vzájomného rešpektu, v ktorej sa cení každý príspevok. Používanie pozitívneho posilňovania môže výrazne ovplyvniť úroveň účasti. Uznajte príspevky s uznaním, čo môže motivovať ostatných, aby sa podelili o svoje názory.
Pútavé stretnutie sa často začína jednoduchými aktivitami na prelomenie ľadov, ktoré pomáhajú zmierniť bariéry. Tieto aktivity môžu účinne pomôcť účastníkom uvoľniť sa na stretnutí a potvrdiť, že každý je dôležitou súčasťou tímu. Stretnutie ukončite mechanizmom spätnej väzby po skončení stretnutia, aby ste získali poznatky o tom, čo fungovalo a čo by sa mohlo zlepšiť, čím neustále podporíte účasť tímu.
Zabezpečenie účasti a príspevkov tichších členov
Pochopenie rôznych komunikačných štýlov je prvým krokom k zapojeniu tichších členov tímu. Nie každý má prirodzenú tendenciu hovoriť na stretnutiach, najmä na virtuálnych. Veľmi účinné môže byť priame zapojenie tichých členov tým, že ich požiadate o príspevok k určitým témam. Tieto požiadavky formulujte tak, aby zodpovedali ich silným stránkam a predchádzajúcim príspevkom.
Zvážte zavedenie menších oddychových skupín, v ktorých sa tichší členovia môžu cítiť menej zastrašení a ochotnejšie sa podeliť o svoje myšlienky. Tieto menšie diskusie môžu podporiť otvorenú interakciu medzi všetkými účastníkmi a poskytnúť menej ohromujúce fórum pre spoločné nápady.
Mentorské systémy - alebo spájanie tichších členov s otvorenejšími kolegami - môžu podporiť podporné prostredie, v ktorom si introvertní zamestnanci zvyknú zdieľať svoje nápady. Poskytnutie pohodlného priestoru na vyjadrenie môže postupne viesť k zvýšeniu sebadôvery a účasti.
Poskytnite všetkým účastníkům dostatok času na spracovanie informácií a reakciu. Štruktúrované prestávky dávajú tichším členom tímu možnosť sformulovať svoje myšlienky bez pocitu náhlenia, čo zabezpečí premyslenejšie príspevky.
Využívanie technológií na posilnenie účasti a inkluzívnosti
Na zvýšenie inkluzívnosti využite robustné funkcie technológie virtuálnych stretnutí. Výber správnej platformy, ktorá ponúka vhodné funkcie, je pre inkluzívnosť veľmi dôležitý. Uzavreté titulky môžu pomôcť pri sprístupňovaní stretnutí účastníkom so sluchovým postihnutím alebo tým, pre ktorých je angličtina druhým jazykom.
Funkcie, ako sú oddychové miestnosti, môžu napodobniť diskusie menších skupín v rámci väčšieho stretnutia, čo umožní účastníkom otvorenejšie sa zapojiť. Prideľte do každej oddychovej skupiny rôzne tímy, aby ste zabezpečili, že sa bude hovoriť o rôznych perspektívach.
Kolaboratívne nástroje, ako sú virtuálne tabule a zdieľané dokumenty, poskytujú alternatívu k ústnej komunikácii a umožňujú členom tímu prispievať prostredníctvom textu a vizuálov. Táto alternatíva môže osloviť rôzne komunikačné štýly, čo ešte viac podporuje účasť.
Využívanie funkcie ankety môže rýchlo zistiť nálady skupiny a ponúka menej otvoreným účastníkom možnosť anonymne vyjadriť svoj názor. Ankety poskytujú pohodlný mechanizmus na vyjadrenie názorov, najmä pre tých, ktorí sa zdráhajú vyjadriť.
Realizujte diskusiu v štýle "okrúhleho kola" a systematicky vyzývajte každého člena, aby ponúkol svoje príspevky alebo názory. Táto technika zabezpečuje, že v diskusii nebude dominovať jeden hlas, čo umožňuje spravodlivú účasť všetkých účastníkov.
Zavedením týchto stratégií sa virtuálne stretnutia môžu stať inkluzívnejšími, čím sa zabezpečí, že hlas každého člena tímu bude vypočutý a ocenený. Úprava týchto metód na základe spätnej väzby a vyvíjajúcej sa dynamiky stretnutí je nevyhnutná na udržanie inkluzívneho prostredia virtuálnych stretnutí.
