Aké sú druhy faktúr?

Aké sú druhy faktúr?

Štandardná faktúra

Každá transakcia sa začína štandardnou faktúrou. Ide o jednoduchý dokument, v ktorom sú uvedené položky poskytnutého tovaru alebo služieb, ich ceny a celková dlžná suma spolu s platobnými podmienkami a lehotami splatnosti. Predstavte si napríklad, že fakturujete klientovi za dokončený projekt webového dizajnu; štandardná faktúra - ktorá je jedným zo základných druhov faktúr - by jasne uvádzala jednotlivé navrhnuté webové stránky, všetky dodatočné služby, ako je SEO optimalizácia, a celkovú cenu.

Štandardnú faktúru použite, keď:

• Práca je jednoduchá, bez osobitných platobných podmienok.
• Celá platba je splatná po dodaní tovaru alebo služieb.
• Klient očakáva tradičné nastavenie fakturácie.

Proforma faktúra

Proforma faktúru si predstavte ako predbežnú faktúru, ktorá ponúka klientom odhad ceny tovaru alebo služieb, ktoré majú byť dodané. Ide o odhad v dobrej viere, ktorý má zabezpečiť, aby sa obe strany zhodli na rozsahu a nákladoch projektu. Ak napríklad vyčísľujete pripravovaný projekt vývoja softvéru na zákazku, vystavte proforma faktúru, v ktorej je uvedený rozpis nákladov.

Nižšie sú uvedené scenáre, v ktorých sa odporúča vystaviť tento konkrétny druh faktúry:

• Poskytnutie odhadu pred dohodnutím podmienok.
• Ak ešte nie sú stanovené konečné podrobnosti.
• Ako spôsob vyjednávania o rozsahu a cene projektu pred jeho dokončením.

Opakujúca sa faktúra

Pri priebežných službách, ako sú mesačné predplatné, webhosting alebo spravované IT služby, sa hodí opakujúca sa faktúra - a to doslova. Povedzme, že mesačne fakturujete spravované IT služby; opakujúca sa faktúra zabezpečí konzistentnú fakturáciu bez toho, aby ste museli zakaždým ručne vytvárať novú faktúru.

Maximalizácia výhod opakujúcich sa druhov faktúr zahŕňa:

• Používajte ich na dohodnuté pravidelné služby alebo zmluvy o zálohových platbách.
• Vyskúšajte automatizačné nástroje na zjednodušenie fakturačného cyklu.

Zálohová faktúra

Ak požadujete zálohovú platbu alebo zálohu na veľkú zákazku alebo dlhodobý projekt, zálohové faktúry sú vhodným riešením. Povedzme, že potrebujete zálohu na hromadnú objednávku výrobku; zálohová faktúra určuje cenu platenú vopred.

Riadenie peňažných tokov pomocou zálohových faktúr zahŕňa:

• Zosúladenie zálohovej platby s nákladmi na počiatočné fázy projektu.
• Zabezpečenie záväzku a angažovanosti klienta.
• Zlepšenie riadenia rozpočtu pri rozsiahlych projektoch.

Dobropis

Niekedy veci nejdú podľa plánu. Preplatky, vrátenie tovaru alebo zľavy si vyžadujú vystavenie dobropisu, v ktorom sa uvedie zníženie sumy, ktorú klient dlhuje. Vhodným scenárom na vystavenie dobropisu je spracovanie čiastočného vrátenia preplatku.

V záujme zabezpečenia správneho a transparentného riešenia situácie, keď sú potrebné opravy alebo úpravy už vystavených faktúr, je dôležité dodržiavať nasledujúce postupy:

• Namiesto vymazania predchádzajúcich faktúr vždy vystavte dobropis.
• Jasne oznámte klientovi dôvod vystavenia dobropisu.
• Premietnite dobropis do účtovných záznamov, aby ste mohli presne vykazovať.

Záver

Výber správneho druhu faktúry nie je len praktickou súčasťou fakturácie - je základom profesionálnej komunikácie, riadenia peňažných tokov a dodržiavania právnych predpisov.

Každý typ faktúry má svoje využitie:

• Štandardná faktúra: používa sa pre väčšinu transakcií.
• Proforma faktúra: ideálna na odhady a rokovania.
• Opakujúca sa faktúra: Najlepšia na priebežné služby.
• Zálohová faktúra: Vhodná na zabezpečenie počiatočného financovania veľkých projektov.
• Dobropis: Nevyhnutný na úpravy, ako sú napríklad vrátenie peňazí a zľavy.

A ak chcete komplexné riešenie na efektívnu správu všetkých týchto typov faktúr, využite pohodlie služby FakturaOnline.