Pochopenie rozdielu medzi faktúrou, ktorá sa často považuje za formálnu žiadosť o platbu s právnymi a účtovnými dôsledkami, a účtom, ktorý je okamžitou žiadosťou často používanou v typických transakciách medzi podnikmi a spotrebiteľmi, môže významne ovplyvniť finančné riadenie a vzťahy s klientmi.
Právne rozdiely: faktúry a účty
Hoci faktúra aj účet sú žiadosťou o platbu, majú významné právne dôsledky, najmä vo svete podnikania. Faktúra je formálny dokument, ktorý sa zvyčajne vystavuje po dodaní tovaru alebo ukončení služieb. Má právny význam a slúži ako dôkaz o vykonanej práci alebo dodaných výrobkoch s očakávaním platby. Aby boli faktúry právne platné, musia obsahovať konkrétne údaje, ako sú platobné podmienky a obchodné identifikátory oboch strán.
Naopak, vo faktúre sa uvádza, že platba je splatná ihneď po vykonaní služby alebo transakcie. Z právneho hľadiska sú zmenky menej formálne a zvyčajne neponúkajú kupujúcemu úver. Hlavným právnym rozdielom je podrobnosť a formálnosť, ktorú faktúra na rozdiel od účtu obsahuje.
Príklad: Podnik predávajúci výrobné zariadenia vystaví faktúru s podrobnými informáciami o predávaných položkách a s podmienkami, ako je 30-dňová splatnosť. Zatiaľ čo autoservis môže vystaviť iba faktúru, ktorá sa zaplatí na mieste po skončení servisu.
Účtovné procesy: faktúra vs. účet
V účtovníctve je pre presné riadenie financií nevyhnutné uvedomiť si rozdiely v procesoch, ktoré sa skrývajú za faktúrami a účtami. Faktúra zaznamenáva predaj a ovplyvňuje účet pohľadávok, ktorý zasa ovplyvňuje riadok výnosov v súvahe. Znamená to, že predávajúci uznáva výnosy a bude ich sledovať až po inkaso, často vrátane platobných podmienok, ktoré ovplyvňujú finančné plánovanie a analýzu.
Účet predstavuje sumu, ktorá je splatná okamžite alebo v krátkom čase. Tento záväzok sa zaznamenáva v knihe záväzkov a rieši sa bez predĺžených lehôt, ktoré sa zvyčajne spájajú s faktúrami.
Tip: Na zabezpečenie presného finančného sledovania a vykazovania je veľmi dôležité pochopiť, ako zdokumentovať každú z týchto finančných požiadaviek - či už ide o faktúru alebo účet.
Stratégia komunikácie s klientom: vedieť, kedy poslať faktúru a kedy účet
Profesionalita v komunikácii je kľúčová a používanie správnych termínov môže ovplyvniť vnímanie klienta a jeho očakávania týkajúce sa platby. Faktúra by sa mala používať vtedy, keď platobné podmienky presahujú miesto predaja alebo poskytnutia služby, najmä v prípade zmlúv B2B (Business to Business - označuje obchodné vzťahy medzi dvoma alebo viacerými spoločnosťami, v ktorých jedna spoločnosť poskytuje výrobky alebo služby druhej). Vyjadruje formálnosť, dôveru a riadne vedenie záznamov.
Naopak, "účet" je neformálny a vhodne určený pre transakcie, ktoré si vyžadujú okamžité vyrovnanie, ako sa často vyskytuje v kontexte B2C (Business to Consumer - týka sa obchodných vzťahov, v ktorých podniky predávajú svoje výrobky alebo služby priamo konečným spotrebiteľom) a maloobchodu alebo okamžitých služieb.
Príklad: grafický dizajnér na voľnej nohe pošle firemnému klientovi faktúru za dokončený návrh loga s uvedením platby do 30 dní, aby si udržal profesionálny vzťah a riadil očakávania týkajúce sa peňažných tokov.
Sekcia Často kladené otázky
Môže byť dokument faktúrou aj účtom?
Vo všeobecnosti nie je obvyklé, aby jeden dokument slúžil ako faktúra aj účet, pretože slúžia na rôzne finančné a právne účely.
Aké náležitosti musí mať faktúra na daňové účely?
Medzi rozhodujúce náležitosti faktúry na daňové účely patrí podrobný opis tovaru a služieb, cena, príslušné dane, platobné podmienky a daňové identifikačné číslo dodávateľa aj odberateľa. Ak chcete mať istotu, že vaše faktúry obsahujú všetky potrebné náležitosti na daňové účely, zvážte použitie služby FakturaOnline. Ponúka jednoduchý spôsob vytvárania bezpečných a profesionálnych faktúr, ktoré obsahujú všetky dôležité daňové informácie priamo vo vašom prehliadači.
Je rozdiel v tom, ako spochybniť poplatok na faktúre a na účte?
Spochybnenie poplatku na faktúre zvyčajne zahŕňa odkaz na podrobné podmienky na dokumente, keďže faktúry sú formálnejšie a obsahujú komplexné informácie. Naproti tomu spochybnenie účtu môže byť jednoduchšie vzhľadom na jeho jednoduchosť a bezprostrednosť.
